KONSEP SISTEM MANAJEMEN INFORMASI SEBAGAI SUMBER DAYA

Informasi adalah salah satu sumber daya yang sangat penting bagi perusahaan. Demikian pentingnya informasi, maka telah banyak dikembangkan berbagai sistem informasi yang dapat membantu tugas karyawan dan para pengambil keputusan di perusahaan.

Sistem informasi merupakan sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Ada empat operasi dasar dari sistem informasi, yaitu mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau ke luar organisasi.

Sistem informasi telah banyak diimplementasikan pada berbagai bidang, termasuk bidang pengelolaan sumber daya manusia pada suatu organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia (SISM) atau yang dikenal dengan Human resource information system, didefinisikan sistem informasi sumber daya manusia (SISM) adalah suatu prosedur sistematik dalam pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan organisasi untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan tentang sumber daya manusia, kegiatan-kegiatan personalia, dan karakteristik-karakteristik satuan kerja (Handoko, 2000).

Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISM)

Manfaat sistem informasi sumber daya manusia (SISM) untuk pengelolaan sumber daya manusia di dalam perusahaan, antara lain: administrasi personal karyawan, pencatatan presensi dan absensi karyawan, manajemen kinerja, pengelolaan administrasi kompensasi dan remunerasi, pelatihan karyawan dan pelaporan sumber daya manusia. Umumnya, aplikasi sistem informasi sumber daya manusia meliputi konsep pengelolaan sumber daya manusia sebagai berikut:

1.      Personnel Administration adalah fungsi sistem informasi sumber daya manusia untuk mendukung terlaksananya tata kelola administrasi fungsi SDM. Fungsi ini mencakup administrasi profil karyawan, administrasi kehadiran atau absensi karyawan, pencatatan cuti tahunan, jenjang karir dan catatan tindakan indispliner atau penghargaan karyawan.

2.      Sistem informasi untuk penyedia data dan informasi anggaran dan pembiayaan tentang sumber daya manusia, seperti: kompensasi, payroll dan remunerasi.

3.      Sistem informasi untuk rekomendasi kegiatan seleksi dan rekrutmen penerimaan karyawan, kebijakan mutasi hingga penempatan para karyawan baru tersebut  di posisi-posisi yang tepat

4.      Sistem informasi sumber daya manusia juga menyediakan informasi tentang pelatihan dan pengembangan (Training and development), yaitu fungsi yang menjaga kualitas personalia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.

5.      Sistem informasi sumber daya manusia mendukung manajemen kinerja (performance management) merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standar kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar pengelolaan kinerja bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para karyawan hingga selaras dengan objektivitas yang harus dicapai oleh organisasi.

6.      Hubungan Karyawan (Employee relations), sistem informasi sumber daya manusia berfungsi sebagai bank data internal bagi setiap kebutuhan karyawan terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali masukan dari karyawan mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7.      Separation Management, di mana sistem informasi berfungsi mengelola informasi yang terkait dengan seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner), atau early retirement (pensiun dini).

Efektivitas Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Menurut M. Ghazali (2007), sistem informasi sumber daya manusia yang efektif mempertimbangkan karakteristik-karakteristik, antara lain: pemrosesan informasi yang efektif karena berhubungan dengan data masukan (input), pengoperasian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, pertimbangan faktor keamanan data, keluwesan sistem informasi menangani keragaman dan kepuasan pemakai untuk mendapatkan manfaat dari penggunaan sistem informasi